ACCIONES DE MEJORA Y ACCIONES CORRECTIVAS-PREVENTIVAS

ACCIONES MEJORAS Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
LUZ ARENAS
TATIANA LEGUIZAMO
DORIS BRICEÑO
ROBINSON RUBIO
GUSTAVO BAUTISTA

A. CONCEPTO DE CONFORMIDAD Y NO CONFORMIDAD EN UN SGC

Una conformidad es el cumplimiento a cabalidad con el producto.

Una no conformidad o producto no conforme es el incumplimiento de algún requisito expresado por la propia norma ISO 9001/2008, la documentación del sistema de gestión de la calidad o la legislación aplicable al producto o servicio.

Estas son las no conformidades que se pueden presentar partiendo de la norma y siguiendo su estricto orden:

Manual de Calidad

• No aparece citado explícita-mente el alcance del sistema de gestión.
• No aparece la planificación del sistema indicado, la interacción de los procesos y los documentos en los que se describen.
• Ausencia de justificación de exclusiones
• No aparecen citados todos los procedimientos correspondientes a cada uno de los requisitos de la norma.

Control de la Documentación

• Deficiente control de copias distribuidas durante la auditoria, aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la organización.
• Existencia de listados de documentación y registros que contemplen la fecha de aprobación y estado de revisión de los documentos sin actualizar debidamente tras la realización de cambios.
• Documentación aplicable no disponible para los responsables relacionados.
• Responsabilidad de revisión y aprobación de documentos, no llevados a cabo, los nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación no coinciden con la realidad de las tareas.
• Distribución informática de documentos del sistema sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor.
• Existencia de formatos de registro y registros no citados en la documentación del sistema.

Control de Registros

• Asignación de periodo de conservación erróneo en el listado de registros.
• No considerar registros del sistema de los registros de origen externo empleados en el sistema como albaranes y facturas de proveedores.
• Diseñar formatos de registro de los que se dejan campos sin complementar.
• Deficiente control y documentación de las rutinas de copias de seguridad.
• Ausencia de trazabilidad documental entre registros por ejemplo acciones correctivas abiertas a partir de no conformidades o auditorias sin especificar en el registro de la acción ningún dato identificativo de la no conformidad o la auditoria.
• Ausencia de registros citados en la documentación del sistema.

Ejemplo de producto no conforme y su correctivo

En la Secretaria de Hacienda Distrital en la Subdireccion de Proyectos especiales se elaboran certificaciones laborales para la solicitud de pensión ante colpensiones de las entidades liquidadas del Distrito(caja previsión, edtu,secretaria de transito etc).

En un comienzo se realizaban y se entregaban dentro del plazo exigido 15 días, presentados en muchas inconsistencias por interpretaciones de la historia laboral del ex-funcionario, por esta razón se implemento lo siguiente:

1. Recibir solicitud
2. Investigar los datos requeridos
3. Consultar historia laboral
4. Consultar nomina y pagos realizados
5. Hacer la certificación
6. Pasar la certificación para primera revisión
7. Correcciones certificación
8. Segunda revisión
9. Firma
10. Entrega al ex funcionario.

Esto se debia hacer dentro de los mismos 15 dias exigidos para dar respuesta, consiguiendo que el producto no conforme se redujera hasta en un 97%, no en un 100% ya que de algunos exfuncionarios no existe completa su historia laboral y toca tratar de rescatar mucha información con el mismo interesado, de esta manera se cumple el objetivo expuesto en la norma.

B. CONCEPTO AMPLIO DE ACCIÓN DE MEJORA, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA. EJEMPLOS

- Proceso de mejora continua: es un concepto del siglo XX que pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de la mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones. En el caso de empresas  los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir calidad total.

Utiliza básicamente 6 pilares para su desarrollo:

Al experimentar la empresa en un incumplimiento de requerimientos del sistema de gestión de la calidad se generan las denominadas no conformidades, ante las cuales la empresa desde realizar las acciones correctivas necesarias con el fin de eliminar las causas que las originan. La implementación eficaz de una acción correctiva se basa en un pormenorizado análisis que permita encontrar la causa raíz del problema, lo que evita la concurrencia de la no conformidad.

Tratamiento de una acción.

Una acción preventiva es una acción tomada para eliminar la causa de una conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Se diferencia de una acción correctiva en que para realizarla no es necesario que se hayan presentado ninguna no conformidad.

Ejemplos:

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      -El 10 de agosto de 2016, Juaco recibió una alerta por parte de una de las maquinas más antiguas de la  de la planta aserra, la cual soltaba un poco Pedroso el cemento, como primera medida se suspendió la operación de dicha máquina y se solicitó al área de mantenimiento realizar una revisión minuciosa a la maquina e identificar las fallas, la respuesta del área de mantenimiento fue  que ya no se podía generar mayor esfuerzo en ella.

      Segundo las directivas decidieron cambiar la maquina por otra más sofisticada, de más capacidad y mayor calidad. En este caso se tomaron preventivos, correctivos y mejoras.

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     - El 08 de septiembre de 2016 el ingeniero encargado de mantenimiento se da cuenta que en una de las zonas donde se almacena el cemento se está presentando humedad y esto afecta la conservación y buen estado del cemento, como primera medida él solicita  él solicita a las directivas la autorización para la reparación de las zonas donde se está presentando la humedad, cuando es   aprobada la solicitud se realiza la reparación de dichas zonas.

      Segundo se solicita al jefe de planta realizar una revisión del cemento que se encontraba almacenado en estas áreas y separar cemento que se encuentre en mal estado y así evitar enviarlo a los clientes.

C. OBJETIVO E IMPORTANCIA DE CADA UNA DE LAS ACCIONES DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Las acciones correctivas son las que se realizan para acabar con un  problema ya existente, partiendo desde la cusa del mismo, las acciones preventivas se adelantan a la causa y no permiten que exista, disminuyendo los riesgos que puedan llegar a existir.

Lo que busca un Sistema de Gestión de Calidad es lograr que la operación de las empresas funcione de la mejor manera, siempre va a existir algo que se pueda mejorar consiguiendo con esto ir perfeccionando cada uno de los procesos y el desarrollo del mismo.

El objetivo de las acciones preventivas es detectar los procesos o las actividades que podrían ser un riesgo e implementar como mejorar, anticipándose a los hechos para no afectar al consumidor final. Establecer excelente calidad en las empresas desde lo mínimo a lo mas importante ya que de esto va a depender la imagen que esta dando ante los consumidores.

La importancia de las acciones preventivas radica en que futuros problemas siempre van a tener diversas maneras de solucionarse y si estas soluciones se aplican a tiempo se van a evitar problemas con los clientes,  errores en la producción, mal desempeño por parte de los empleados, gastar mas de lo necesario, dañar la imagen de la empresa, hacer re-procesos, entre otros que jamas van a permitir que la empresa sea reconocida por alta calidad.

El objetivo de las acciones correctivas son corregir de forma oportuna el problema que ya ocurrió y fue detectado, partiendo de un estudio de las causas que generaron la no conformidad y dar respuesta oportuna con soluciones que puedan mitigar el riesgo y corregir el problema de raíz.

La importancia de las acciones correctivas es establecer soluciones inmediatas para poder dar respuesta a la parte afectada, permitiendo no agrandar mas el problema.Esto va a permitir que el cliente final se de cuenta que se tiene una solución para todo y no va a querer cambiarse de proveedor, la imagen de la compañía no se vera afectada ya que la solución dada fue de forma inmediata.

En conclusión, tanto las acciones preventivas como las acciones correctivas son un requisito de la norma y son herramientas de mucho uso para las empresas para poder mejorar continuamente y poder aplicarlo en el Sistema de Gestión de Calidad, ambas nos sirven para solucionar problemas tanto existentes como futuros.

D. GLOSARIO

• Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Acción Preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

• Aseguramiento de Calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

• Conformidad: cumplimiento de un requisito.

• Conclusiones de la Auditoria: resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditoria.

• Criterios de Auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

• Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de la auditoria y que sean verificables.

• Hallazgos de la Auditoria: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria.

• No conformidad: incumplimiento de un requisito.

• Mejora Continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

• PHVA: Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

• SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

E. IMÁGENES QUE ILUSTREN DE MANERA APROPIADA EL TEMA, BIBLIOGRAFIA CONSULTADA, NORMAS APA

Ciclo PHVA -Planificar, Hacer, Verificar y Actuar

E. BIBLIOGRÁFIA 

PORTAL CALIDAD(2016,16 de noviembre )acciones correctivas , preventivas y de mejora        

    Recuperado de http://www.portalcalidad.com/etiquetas/173-Acciones_correctivas_y_

    preventivas

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER   (2016,   noviembre 16)      

     PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS Recuperado de 

     https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/SEGUIMIENTO_INSTITUCIONAL/

     procedimientos/PSE.02.pdf